Sistemas de gestión de procesos

Gestión de procesos de negocio (BPM, siglas es inglés de Business Process Management) se puede definir como “la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua."1Concretamente, BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio. Es necesario aclarar que el BPM no es un software, es una gestión integral que incluye:

• Técnicas de análisis de procesos y comportamientos
• Herramientas de modelado (lo recomendable es utilizar BPMN - siglas en inglés de Business Process Managment Notation)
• Tecnología para control de ejecución
• Conocimiento para optimizar de procesos para mejora continua

Gestión documental organizacional enmarcada en el sistema de calidad total

Cuando se hace referencia a la gestión documental organizacional enmarcada en el sistema de calidad total, se deben abordar definiciones básicas que permitan comprender el proceso de gestión documental y es necesario asociar el proceso documental con las características más relevantes del sistema de calidad total.

Para que la gestión de la documentación cumpla con los estándares de calidad total, lo recomendable es implementar un software que permita automatizar muchas de las labores que generalmente se llevan a cabo de forma manual. Pero un gran error que muchas veces se comete, consiste en automatizar las políticas documentales defectuosas, hay que tener muy claro que un software no resolverá todos los problemas de gestión documental en nuestra organización si no tenemos procesos y políticas de gestión documental óptimas y eficientes.

Asimismo, considero que para cada tipo de organización hay un tipo de software, que puede contribuir con la gestión documental bajo criteros y estándares de calidad total generando beneficios plausibles a nivel organizacional consecuentes a la implementación de tecnología de comunicación e información en nuestra empresa, cooperativa, PYME, consultorio médico e incluso nuestro hogar.